Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran tentunya sangat penting bagi keberlangsungan Perusahaan. Administrasi Perkantoran adalah gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personel, dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan kantor) - Prajudi Atmosudirdjo (Pakar Administrasi Perkantoran)

Berikut 3 karakteristik administrasi perkantoran:

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif.

Bersifat pelayanan yaitu administrasi tata usaha untuk melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani unit-unit pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

Contoh :
Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya, data-data klien / customer.
Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan.
Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dari informasi yang berhubungan proses produksi dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.
Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam buku di perpustakaan.
Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Artinya administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

Contoh:
Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.
Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah.
Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis kepada para penumpang.
Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya bagaimana pekerjaan kantor dapat terlayani dan dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.

Contoh :
Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam memanage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi.
Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas.
Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju.

Dari bahasan diatas menjadi jelas menurut Suparjati, dkk dalam buku referensi Tata Usaha dan Kearsipan - 2000, Yogyakarta: Kanisius yang menyatakan bahwa Administrasi Perkantoran adalah suatu proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Penasaran dengan ruang lingkup pekerjaan dalam manajemen administrasi perkantoran dan ternyata kamu merasa mampu dan mempunyai keahlian atas bidang kerja tersebut, maka segera siapkan resume kamu, dan kami siap membantu kamu. Segera kirimkan resume kamu ke Hiredtoday.com