Kegiatan Kantor: Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC)

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya pasti akan berbeda karena tergantung skala besar kecilnya usaha dan juga kompleksitas kegiatan yang dijalankan usaha kerja tersebut. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan.

Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan POAC yakni:
Planning : Perencanaan perkantoran (office planning),
Organizing : Pengorganisasian perkantoran (office organizing),
Actuating : Pengarahan perkantoran (office actuating), dan
Controlling : Pengawasan perkantoran (office controlling)

Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor, meliputi :
-Perencanaan gedung
-Tata ruang kantor
-Penerangan/cahaya
-Ventilasi
-Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
-Anggaran (budgeting) perkantoran
-Standar kualitas kerja
-Sistem informasi dan telekomunikasi

Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
-Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
-Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
-Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, meliputi :
-Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
-Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
-Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
-Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
-Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
-Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target, meliputi:
-Penggunaan peralatan dan perabot kantor
-Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
-Kualitas pekerjaan kantor
-Pelayanan kantor
-Waktu kerja dan operasional kantor
-Biaya perkantoran

16 Mei 2021