Menumbuhkan bisnis membutuhkan keberanian untuk melepaskan beberapa wewenang yang telah kamu dapat sebagai pimpinan sejak hari pertama. Itu berarti mendelegasikan kepada anggota tim lainnya.

Faktanya, mendelegasikan kewenangan bukan hanya sekedar menyerahkan tugas atau proyek. Kamu memerlukan proses yang konsisten yang mencakup memahami hasil, menetapkan ekspektasi, dan menyediakan sistem pendukung yang menyiapkan tim untuk sukses serta keyakinan kamu bahwa penerima delegasi benar-benar dapat menjaga kepercayaan yang kamu akan berikan.

Pendelegasian, dalam banyak hal berarti peralihan wewenang dan tanggung jawab dalam menjalankan bisnis. Menjadi suatu hal yang tidak berdampak besar bagi karir kamu jika pendelegasian itu atas kemauan kamu sendiri, namun jika pendelegasian itu atas perintah atasan kamu, maka kamu harus benar-benar memonitornya dengan baik.

Berikut lima langkah teknik delegasi untuk membantu kamu sampai di sana:

1. Pahami apa yang ingin didelegasikan dan mengapa

Memahami dan memastikan hal-hal yang ingin kamu delegasikan terlebih dahulu, fokus kepada hal-hal yang kamu rasa tidak kompeten dan tidak percaya diri, atau hal-hal yang merupakan tugas berulang yang dapat dilakukan oleh orang lain di tim kamu.

Jika kamu tidak tahu apa yang ingin kamu delegasikan, mulailah dengan membuat catatan selama tiga hingga lima hari dari semua aktivitas harian kamu. Pilihlah sesuatu tugas yang memang akan menyita waktu kamu dan juga tidak membuat rapor kerja kamu menjadi turun kualitasnya.

2. Siapkan rencana dan strategi delegasi

Kesalahan umum yang dilakukan para pemimpin adalah tidak meluangkan cukup waktu untuk membuat perencanaan sebelum mendelegasikan.

Mempersiapkan apa yang ingin kamu delegasikan sangat penting agar si penerima delegasi benar-benar paham akan apa yang diharapkan dari delegasi tugas yang mereka terima.

Perencanaan termasuk menentukan hasil yang diinginkan, memahami langkah-langkah atau proses yang diperlukan, menetapkan tujuan yang dapat diukur dan mencari tahu sistem pendukung yang diperlukan. Dalam konsep manajemen delegasi menggunakan metode SMART yakni Spesifik (khusus), Measurable (terukur), Attainable (dapat dicapai), Relevan (relevan) dan Time-bounded (terikat waktu) untuk menetapkan tujuan dan hasil.

Setelah kamu memiliki kejelasan akan rencana dan strategi, maka buatlah prosedur operasi standar, atau SOP tertulis. SOP akan membantu kamu menghindari pembuatan ulang proses dari awal saat kamu mendelegasikan ke orang baru atau karyawan penerima delegasi jika ditengah jalan meninggalkan perusahaan.

3. Pilih orang yang tepat untuk tugas itu

Baik kamu mendelegasikan aktivitas taktis atau strategis, memilih orang yang tepat akan mempengaruhi hasil akhirnya. Langkah ini berarti menghabiskan banyak waktu untuk mengenal karyawan atau rekan kerja kamu yang akan menerima delegasi tersebut, termasuk kekuatan dan kelemahan serta aspirasi karir mereka.

Kamu memberikan pendelegasian tugas atau penugasan karena kamu sudah meluangkan waktu untuk menjalin hubungan dengan karyawan dan membangun kepercayaan. Kepercayaan sama dengan pemberdayaan. Saat kamu mendelegasikan sesuatu kepada seseorang yang tidak diberdayakan untuk menyelesaikan pekerjaannya, itu akan merusak tujuan pendelegasian. Secara tidak langsung berarti merusak kamu sendiri yang memberikan penugasan itu.

Sementara mendelegasikan usaha merupakan kesempatan kamu untuk meningkatkan produktivitas karyawan atau tim kerja. Motivasi utama delegasi adalah memberi karyawan kesempatan untuk mendapatkan pengalaman dan kepercayaan diri sehingga mereka dapat memajukan bisnis dan karir mereka.

4. Tetapkan ekspektasi, baik untuk hasil maupun proses

Menetapkan ekspektasi yang jelas di awal akan membantu kamu menghindari mikro manajemen proyek. Harapannya mencakup hasil, tenggat waktu, format yang dapat disampaikan, poin-poin observasi dan pemeriksaan, dan meningkatkan proses komunikasi.

Meningkatkan proses komunikasi yang aktif bukan sebatas setiap saat anda saling berhubungan. Komunikasi yang aktif berarti "memperluas cabang suatu pohon" artinya komunikasi yang terjalin menumbuhkan kesepahaman dan saling mengisi bukan sebagai bagian dari intimidasi seakan-akan mereka yang menerima delegasi itu tidak bisa melakukan apa yang kamu tugaskan.

Komunikasi yang aktif dapat menjaga ekspektasi yang ditetapkan serta penting untuk menjaga fleksibilitas karena situasinya dapat berubah. Bahkan kesempatan berkomunikasi adalah untuk saling mengatakan bahwa jika mereka mempunyai cara yang lebih baik, mereka harus membuat perubahan.

5. Berikan umpan balik, dukungan dan sumber daya

Baik kamu bekerja dengan karyawan berpengalaman atau orang baru dalam bisnis ini, pastikan kamu menawarkan dukungan dan sumber daya untuk menyelesaikan tugas. Ini dapat mencakup apa saja mulai dari menghubungkan individu dengan pakar lain di dalam perusahaan, sehingga menciptakan mekanisme untuk mengajukan pertanyaan, menyiapkan pos pemeriksaan untuk memberikan umpan balik.

Jadi Pendelegasian dikatakan berhasil jika dari proses delegasi adalah terbentuknya kolaborasi sejati. Kamu telah meluangkan waktu dan memberikan kesempatan kepada tim kerja dengan mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kamu, dan mereka pada akhirnya merasa seperti mitra dalam proses, bukan hanya pelaksana. Jika penugasan itu mendapatkan hasil dan penilaian yang baik dari pimpinan kamu, maka buatlah itu menjadi keberhasilan tim kerja kamu, bukan kesempatan untuk mencari nama demi keuntungan diri sendiri.